A. Pengorganisasian Sumber Daya
1. Penanggung Jawab
Pimpinan atau Kepala Kantor bertanggung jawab terhadap semua kegiatan dengan membentuk POKJA / TIM dalam bentuk keputusan / surat keputusan pimpinan atau kepala kantor dalam pelaksanaan kegiatan Perkantoran Hijau dan Sehat.
2. Peran dan Fungsi
a) Pengelola/Pemilik
Pengelola dan pemilik sebuah kantor mempunyai peran dan fungsi selaku pembuat regulasi tenatng SOP/tata cara penggunaan gedung dan peralatan yang ada dalam lingkungan kantor. Pengelolaa juga wajib menyediakan biaya operasional dan biaya pemeliharaan sarana prasarana kantor termasuk biaya penghijauan yang mendukung upaya Kantor Hijau dan Sehat.
b) Pengguna
Peran dan Fungsi pengguna sebuah kantir sebagai masyarakat yang seharu melakukan aktifitas di kantor, mempunyai peran memelihara kantor dan lingkungan sekitarnya dengan menjaaga perilaku sehat yang mendukung upaya kantor hijau dan sehat.
3. Pembiayaan untuk upaya terciptanya kantor hijau dan sehat, maka perlu perencanaan yang disertai penganggaran dan pemantauan serta evaluasi terhadap pelaksanaan semua upaya untuk mewujudkan kantor hijau dan sehat sesuai dengan kebutuhan dan mekanisme yang ada.
Pembiayaan untuk merealisasikan kantor yang hijau dan sehat, dapat dilakukan sesuai dengan kondisi kantor masing-masing. Untuk gedung kantor lama atau eksisting, yang konstruksi dan peralatannya belum memenuhi persyaratan, dapat dialokasikan biaya renovasi untuk mulai mengganti beberapa bagian tertentu dari gedung kantor, sehingga sesuai dengan kriteria kantor hijau dan sehat diperuntukkan. Bagi gedung kantor yang akan melakukan renovasi dan pengembangan, dihimbau agar memperhitungkan biaya mulai perencanaan konstruksi hingga peralatan gedung/kantor yang disesuaikan dengan kriteria konstruksi dan peralatan gedung/kantor yang disesuaikan dengan kriteria kantor hijau dan sehat. Bagi gedung kantor yang belum merencanakan biaya renovasi atau pembangunan untuk gedung baru, dapat mulai mengalokasikan biaya untuk tujuan mengurangi pemborosan energi dengan mengganti peralatan yang sudah rusak atau tidak hemat dalam pemakaian energi. Hal lain yang dapat dilakukan adalah mengalokasikan biaya melaksanakan, biaya operasional dalam rangka perubahan perilaku melalui berbagai inisiatif internal seperti halnya menyediakan media promosi penumbuhan kesadaran akan hidup hijau dan sehat, berupa poster, stiker, baliho, spanduk, banner, katalog,flyer dan media interaktif lainnya.
B. Manajemen Kantor Hijau dan Sehat
Kebijakan pengelolaan adalah elemen yang paling penting dalam pengembangan program kantor hijau dan sehat. Kebijakan ini dikeluarkan oleh pengelola/pemilik kantor yang memuat tentang lingkup, area dan sasaran yang ingin dicapai.
1. Kebijakan Pengelola/Pemilik Kantor
a) Mempunyai komitmen dalam rangka pelaksanaan kantor hijau dan sehat dengan mengacu kepada instrumen-instrumen tentang Penyehatan Air, Penghematan Energi: Kualitas Udara Dalam Ruang, Hygiene dan Sanitasi Perkantoran, serta Lahan dan Penghijauan.
b) Membuat Surat Keputusan/Nota Dinas/Pedoman Operasional Baku dalam pelaksanaan kantor hijau dan sehat yang disusun pada sebuah Log Book / Buku Panduan yang mudah dibaca, dimengerti dan diimplementasikan.
c) Menetapkan target pencapaian, untuk mengukur tingkat kinerja yang akan dan telah dilakukan. Target pencapaian sebaiknya disusun untuk tujuan jangka pendek, menengah dan panjang. Target tersebut harus realistis, sesuai dengan kemampuan dan diikutsertakan dengan langkah-langkah yang akan dilakukan.
d) Kebijakan yang telah disusun harus tertulis, terdokumentasi dan dikomunikasikan, antara lain melalui kegiatan workshop, briefing atau lainnya guna mendapat respon aktif, saran ataupun ide membangun untuk penyempurnaan.
e) Melaksanakan sosialisasi tentang pelaksanaan kantor hijau dan sehat kepada seluruh pengelola, pengguna dan pengunjung gedung kantoor.
f) Membentuk atau menunjuk tim yang bertugas sebagai pelaksana dan pengawas dalam pelaksanaan kantor hijau dan sehat, antara lain mengawasi kegiatan pengelolaan Air, Penghematan Listri, Kualitas Udara Dalam Ruang, Sanitasi Perkantoran, serta Lahan dan Penghijauan.
g) Setiap kebijakan yang telah disusun, disosialisasikan dan diterapkan, wajib diperbaiki secara berkala mengkuti perkembangan yang terjadi.
2. Pengetahuan Ramah Lingkungan
a) Secara berkala mengadakan pelatihan berkenaan dengan pelaksanaan tentang lingkungan dan bagaimana perilaku yang mendukung aktivitas ramah lingkungan. Hal ini dilakukan untuk membiasakan penghuni kantor untuk lebih mengerti dan memahami arti dari ramah lingkungan dan bagaimana untuk mengimplementasikan pada kegiatan bekera di kantor sehari-hari.
b) Mengadakan seminar/orientasi/perlombaan dalam rangka mengenalkan, membiasakan dan memicu penghuni kantor untuk selalu melakukan aktivitas ramah lingkungan.
c) Menyediakan laporan dan dokumentasi dari hasil pelatihan/seminar/orientasi/perlombaan yang sudah berlangsung dilingkungan kantor tersebut yang berkenaan pada pengetahuan ramah lingkungan.
3. Promosi dan Pertumbuhan Kesadaran
a) Melakukan kampanye kantor hijau dan sehat secara berkala dan konsisten supaya penghuni kantor selaku ingat dan sadar untuk menjaga kesehatan lingkungan kantor dan juga lingkungan sekitar.
b) Melakukan edukasi kepada pengunjung/tamu dengan cara memasang banner, sticker atau media lainnya kantor hijau dan sehat yang menarik dan mudah dilihat oleh pengunjung/tamu disemua bagian ruangan kantor.
c) Menginformasikan kepada penghuni kantor maupun kepada penghujung atau tamu usaha-usaha apa saja yang suah dilakukan dan sasaran yang sudah tercapai dalam aktivitas sehari-hari berkenaan dengan kantor hijau dan sehat, untuk memicu para pihak yang terlibat untuk melakukan usaha menjaga kantor hijau dan sehat lebih baik lagi dari sebelumnya.
4. Perencanaan Bangunan
Perencanaan Bangunan, baik untuk kantir lama dan kantor yang melakukan renovasi dan pengembangan adalah sebagai berikut :
a) Untuk perencanaan Bangunan Gedung negara, mengacu pada Peraturan Menteri pekerjaan Umum Nomor 45/PRT/M2007 tentang Pedoman Teknis Pembangunan Bangunan Gedung Negara.
b) Untuk pemeliharaan Bangunan mengacu pada Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung.
5. Kelayakan Bangunan
5.1 Fungsional
Bangunan kantor diharapkan dapat menamopung lebih dari sekedar fungsi (fisik) dengan baik, namun memberikan kualitas dalam melakukan aktivitas yang lebih baik. Lebih lanjut, Bangunan diharapkan dapat menampung pengembangan perkembangan fungsii yang sama di masa depan.
5.2 Estetis
Bangunan kantor diharapkan tidak hanya memiliki estetika visual formal yang terbatas pada komposisi dan proporsi bangunan saja, namun perlu memperhatikan faktor-faktor yang memberi kenyamanan penghuni seperti : suasanan, karakter, kepantasan, esteika dan akustik.
5.2 Keamanan dan Keselamatan
a) Mengadakan program penanggulangan becana dalam bentuk sosialisasi dan pelatihan/uji coba untuk tahap pra-bencana, tanggap bencana dan pasca-bencana untuk mengantisipasi bencana yang dapat terjadi sewaktu-waktu.
b) Melaksanakan pelatihan/uji coba tanggap bencana (Emergency Drill) secara berkala untuk membiasakan penghuni gedung dalam mengambil tindakan ketika sewaktu-waktu terjadi keadaan darurat seperti gempa, kebakaran dll.
c) Menyediakan peralatan-peralatan tanggap bencana untuk antisipasi awasl apabila terjadi keadaan darurat.
5.4 Aksesibilitas
Bangunan kantor diharapkan memiliki sarana dan prasarana yang memudahkan bagi pengguna dan pengunjung dengan kebutuhan khusus, termasuk penyandang cacat, namun tidak terbatas terhadap merka saja, melainkan termasuk pengguna dari kalangan orang tua, anak kecil dan wanita hamil.
6. Sarana Transportasi
6.2 Transportasi Umum
a) Tersedianya halte dan stasiun yang terjangkau untuk memacu penghuni kantor memakia kendaraan umum untuk menuju ke kantor.
b) Tersedianyan jalur pejalan kaki yang menghubungkan fasilitas angkutan umum diatas dengan kantor untuk mempermudah penghuni kamtro mencapai fasilitas tersebut.
6.2 Sarana Transportasi Alternatif
a) Menyediakan Shuttle Bus untuk tenaga kerja yang bertugas menjemput dan mengantar tenaga kerja sehari-hari dari daerah sekita rumah ke kantor dan sebaliknya.
b) Memfasilitasi program Car Pooling dalam lingkungan kantor dengan mendata tenaga kerja yang berdomisili pada daerah yang berdekatan dan mempunyai kendaraan, menghimbau untuk menggunakan kendaraan bersama-sama untuk berangkat dan pulang kerja, daripada memakai mobil sendiri-sendiri yang bisa memicu kemacetan.
c) Memfasilitasi penghuni kantor yang menggunakan sepeda untuk mencapai tempat kerja dengan menyediakan tempat parkir sepeda yang aman.
7. Sarana Pendukung
a) Tersedianya unit Pelayanan Kesehatan
b) Tersedianya Fasilitas Olahraga
c) Tersedianya tempat Penitipan Anak
d) Tersedianya Ruang Menyusui
e) Tersedianya Sarana Kesenian
8. Meningkatkan Kebersihan Lingkungan di Sekitar Kantor
a) Secara rutin mengadakan kegiatan kebersihan dan penataan kawasan untuk menjaga kebersihan dan kesehatan serta menjaga keindahan dan keasrian lingkungan sekitar kantor.
b) Kegiatan kebersihan tersebut tercatat dan terdokumentasi dengan baik.
9. Adanya Penerapan Electronic-Office dan Jaringan LAN
a) Operasional kantor mengacu pada electronic-office dan menggunakan jaringan lokal nirkabel dalam menghubungkan antar perangkat untuk meningkatkan efisiensi waktu, tenaga, jumlah peralatan, serta sumber daya seperti penggunaan kertas dalam kegiatan kantor sehari-hari.
b) Mengurangi penggunaan kerta dengan menggunakan sarana surat elektronik internal dalam memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
10. Katalog Belanja/Penyediaan Barang dan Jasa
Dalam kegiatan belanja/penyediaan barang dan jasa harus selalu mengacu pada katalog yang berisi produk-produk hijau dan sehat.
11. Pemeliharaan
Mempunyai dan menyusun jadwal pemeliharaan, perawatan berkala serta perbaikan yang dilakukan terhadap seluruh Barang/Aset/Peralatan Gedung Kantor/Peralatan Pendukung Kegiatan Kantor dan sebagainya.