Tata Cahaya dalam ruangan perlu dikelola guna memberikan kenyamanan pada daya penghilatan dan pemandangan pengguna, melihat objek yang dikerjakannya dengan mudah, jelas dan tanpa upaya yang berlebihan dari indera penglihatannya sehingga mereka dapat melakukan pekerjaannya dengan cepat, teliti dan aman. Berikut adalah beberapa contoh langkah yang dapat dilakukan oleh seluruh pengguna/staff kantor untuk membantu menciptakan kondisi tersebut di atas, antara lain :
1. Menentukan sistem penerangan yang sesuai dengan kebutuhan dan lingkungan kerja yang ingin diciptakan seperti halnya :
a) Sistem pencahayaan langsung, dengan kontrol ketat terhadap bahaya serta silau yang mengganggu
b) Sistem pencahayaan tidak langsung, dimana sebagian cahaya dipantulkan ke langit – langit dan dinding, sehingga sangat dipengaruhi oleh kondisi warna lingkungan di sekitarnya
2. Memaksimalkan dinding transparan, bukan (jendela) pada bangunan untuk memberikan pemandangan yang leluasa keluar gedung, untuk mengurangi kelelahanmata dan tekanan stress ketika beraktivitas di dalam ruang.
3. Mengoptimalkan posisi pembatas ruang permanen dan tidak permanen (yangtransparan atau berdinding rendah) sehingga efektif menyediakan akses pemandangan ke luar gedung yang dapat juga dinikmati oleh pengguna gedung yang mempunyai posisi bekerja dibagian tengah ruangan.
4. Bila memungkinkan, dapat pula dengan menata ulang penempatan meja dan lokasi kerja dalam suatu ruangan.
5. Mengatur daya listrik maksimum untuk pencahayaan (termasuk rugi-rugi ballast) dan menggunakan penerangan yang sesuai dengan tingkat pencahayaan ruangan yang dibutuhkan, sesuai dengan SNI 03-6197-2000 tentang Konservasi Energi pada Sistem Pencahayaaan serta Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Republik Indonesia No.13, 14, 15 Tahun 2013 dan No.1 Tahun 2013.
Kemudian contoh Fungsi Ruangan pada Perkantoran, antara lain :
1. Ruang Kerja 12 Watt/m2 dengan tingkat pencahayaan minimal 350 Lux.
2. Resepsionis 13 Watt/m2 dengan tingkat pencahayaan minimal 300 Lux.
3. Ruang Arsip 6 Watt/m2 dengan tingkat pencahayaan minimal 150 Lux.
4. Ruang Rapat 12 Watt/m2 dengan tingkat pencahayaan minimal 300 Lux.
5. Ruang Makan 7 Watt/m2 dengan tingkat pencahayaan minimal 250 Lux.
6. Tangga Darurat 4 Watt/m2 dengan tingkat pencahayaan minimal 150 Lux.
7. Tempat Parkir 4 Watt/m2 dengan tingakt pencahayaan minimal 100 Lux.
8. Lebih lanjut jika diperlukan, dapat ditentukan jenis lampu yang paling efisien sesuai dengan penggunaan termasuk renderasi warnanya.
9. Penerangan sebaiknya adalah penerangan yang dapat mendukung pelaksanaan kegiatan yang baik, tidak menyilaukan, dan tidak mengganggu konsentrasi (sebaiknya penerangan diletakkan merata pada ruangan).
10. Penentuan armatur lampu yang efisien dan tidak mengakibatkan silau yang mengganggu, kemudian jika ingin lebih, dikehendaki pengaturan tata letak armatur termasuk pemilihan jenis, bahan dan warna permukaan ruangan (dinding, lantai dan langit-langit).
Untuk Pengoperasian dan Pemeliharaannya sebagai berikut :
1. Pembersihan armatur lampu secara berkala, agar selalu didapatkan kualitas penerangan yang baik, tidak terhalang debu dan kotoran.
2. Koordinasi dengan tim manajemen internal tentang pengaturan pencahayaan jika ada proses penggantian dan renovasi.
Pada saat proses paska pemasangan dan renovasi, dilakukan pengukuran intensitas tingkat pencahayaan buatan aktual di setiap ruang yang aktif digunakan, dapat berkerja sama dengan pihak ketiga (konsultan pencahayaan atau pihak yang kompeten) untuk evaluasi kesesuaian antara sistem dengan standar yang digunakan.